Mannheim, 28. April 2024 – „Was für viele einst der Kümmerer mit Besen oder Schraubendreher war, wird immer mehr zu einer Schlüsselposition in der Gebäudebewirtschaftung“, so Uwe Lippmann, Geschäftsführer der TREUREAL Gebäude-Service GmbH (TGS) im aktuellen Lünendonk-Themendossier, das den Bereich Facility Services in der Praxis beleuchtet. Die TGS betreut mit mehr als 400 deutschlandweit tätigen Mitarbeitenden über 3.500 Immobilien an fast 20 Standorten. Lippmann führt weiter aus: „Klimawende, Gebäudesanierung, steigende Technisierung, Optimierung der Bewirtschaftung – ohne die Fachkraft im Gebäude werden zukünftige Aufgaben der gewerblichen Wohnungswirtschaft kaum zu bewältigen sein.“

Nach Angaben der TGS, die dieses Jahr ihr 30-jähriges Bestehen feiert, ändert sich demnach die Aufgabe des Hausmeisters. Er wird einen entscheidenden Beitrag zu künftigen Aufgaben in der Gebäudebewirtschaftung übernehmen. Zudem wird die Prozesstiefe und der Austausch zwischen Wohnungsunternehmen und Facility Service werden zunehmen. Auf der Seite des Facility Service werden die Qualifikationsanforderungen durch die wachsende Technisierung steigen.

„Darauf sind wir eingestellt – auch in Zeiten schwieriger Personalsuche. Was sicher dabei helfen dürfte: Respekt gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Facility Service. Sie schaffen nicht nur wichtige Bausteine dafür, dass Nutzer sich wohlfühlen in ihren Wohnimmobilien, sie werden auch die Zukunftsfähigkeit von Gebäuden und Wohnungsunternehmen mitgestalten“, so Lippmann.

Objekt-Betreuer für das Property Management

Neben den infrastrukturellen Leistungen im und am Gebäude, wie Grünpflege, Reinigung und Servicearbeiten, werden heute „klassische Elemente“ der Gebäudeverwaltung in vielen Fällen vom Servicepersonal des TGS übernommen: Kontrollen zur Verkehrssicherheit, Maßnahmen, um diese sicherzustellen, Übergabe oder Abnahme von Mieteinheiten, die technische Objektbetreuung sowie die laufende Mängelerfassung inklusive der Koordination der Mängelbeseitigung. Property Management oder Verwaltung konzentrieren sich zunehmend auf kaufmännische Aufgaben und das Vertragsmanagement. Fortschreitende Aufgabenvertiefung bei steigendem Personalmangel in kaufmännischen Bereichen führen dazu, dass Arbeiten im Objekt an qualifiziertes Fachpersonal im Facility Service übergeben werden. Mit vernetzten IT-Systemen wachsen hierzu die Möglichkeiten. Lippmann: „Unsere Mitarbeitenden bedienen heute neben der Rohrzange auch Tablets.“

Gesicht des Immobilieneigentümers

Anwesenheitszeiten im Objekt, vor allem bei lokal oder regional gestreuten Portfolien, werden im Immobilienmanagement als Kostentreiber identifiziert. Daher gehört es zum Standard, dass Mitarbeitende des Facility Service nicht nur Technisches oder Infrastrukturelles in ihren Leistungskatalogen verzeichnen. Mitarbeitende des TGS sind auch in der Mieterkommunikation engagiert, klären für den Property Manager vor Ort oder steuern Handwerkerleistungen im Gebäude. Hierbei erleichtern zunehmend webbasierte Zugriffe auf notwendige Dokumente den Rollenwechsel. Je nach Mieterschaft eines Vermieters wird damit der Hausmeister zum Gesicht des Immobilieneigentümers.

Kollege „App“ im Technikraum 

Ob Prozessoptimierungen durch wirtschaftlichen Druck oder steigende dokumentarische Anforderungen motiviert sind – sie stehen bei allen Akteuren im Immobilienmanagement auf der Tagesordnung. Erreicht werden sie nicht durch Insellösungen, sondern durch zunehmende Vernetzung. Facility-Service-Unternehmen sind heute darauf eingestellt, ihre Arbeiten in Gebäuden in unterschiedlichen IT-Systemen abzubilden. Mitarbeitende des TGS dokumentieren Serviceleistungen oder Befunde vor Ort in Systemen von Auftraggebern. Mit entsprechenden Schnittstellen stoßen sie damit kaufmännische Prozesse bis hin zur Rechnungslegung an. Das Plus für Auftraggeber: Über webbasierte Tools und Logins erhalten sie direkten Zugriff auf den Leistungsstand und neue Controllingmöglichkeiten. Lippmann: „Bei dieser Vernetzung verstehen wir uns als strategischer Partner von Wohnungsunternehmen.“

ESG und Dekarbonisierung

Die Dekarbonisierung des Gebäudebestandes wird in Zukunft nicht nur die technischen Anforderungen im Immobilienmanagement erhöhen. Auswirkungen auf den Bereich Facility Service und die Organisation im Gebäudebetrieb werden nicht ausbleiben. „Für die richtigen Entscheidungen auf diesem Weg benötigen Eigentümer Daten. Diese zu erheben, wenn sie nicht aus bestehenden Systemen geschöpft werden können, bedeutet zusätzlichen Aufwand – in der Verbrauchserfassung vor Ort, in der Prüfung von Leistungen oder in der Identifikation von Erfassungslücken. Der TGS beschäftigt sich schon heute damit, welche Dienstleistungen ESG-Ziele eines Eigentümers unterstützen können“, so Lippmann abschließend.